Bounce email là gì? Đó là câu hỏi mà bất kỳ ai làm việc với email marketing đều cần phải biết. Nói đơn giản, bounce email là những email không thể gửi đến hộp thư của người nhận, bị hệ thống máy chủ từ chối. Hiểu rõ bounce email là gì và nguyên nhân gây ra nó là cực kỳ quan trọng để tối ưu hóa chiến dịch email marketing của bạn, tránh lãng phí nguồn lực và duy trì uy tín thương hiệu. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích khái niệm bounce email, các loại bounce, nguyên nhân và phương pháp giải quyết hiệu quả.
Bounce Email là gì?
Bounce email là email bị trả lại khi hệ thống không thể gửi đến người nhận. Khi xảy ra tình trạng này, bạn sẽ nhận được một thông báo từ nhà cung cấp dịch vụ email về việc gửi không thành công.
Phân loại Bounce Email: Hard Bounce và Soft Bounce
Dù cùng chung kết quả là email không được gửi đi, nhưng nguyên nhân có thể khác nhau. Bounce email được chia thành hai loại chính:
Hard Bounce (Email bị trả lại cứng)
Hard bounce xảy ra khi email không thể gửi được do:
- Địa chỉ email không tồn tại hoặc không hợp lệ.
- Email bị chặn bởi máy chủ người nhận.
Trường hợp này không thể khắc phục, cách duy nhất là loại bỏ địa chỉ email đó khỏi danh sách gửi để tránh ảnh hưởng đến chiến dịch email marketing.
Soft Bounce (Email bị trả lại mềm)
Soft bounce xảy ra khi email không thể đến hộp thư người nhận vì:
- Tệp đính kèm quá lớn.
- Hộp thư của người nhận đã đầy.
- Email bị bộ lọc spam chặn.
Với soft bounce, bạn có thể tạm dừng chiến dịch và thử gửi lại sau vài ngày. Nếu tỷ lệ bounce vẫn cao, cần xem xét điều chỉnh nội dung hoặc danh sách gửi để tối ưu hiệu quả.
10 Lý do phổ biến khiến Email bị trả về
Nếu tỷ lệ bounce email của bạn cao, đã đến lúc xem xét lại nội dung email hoặc đánh giá danh sách khách hàng. Dưới đây là những nguyên nhân phổ biến khiến email không thể đến hộp thư người nhận.
Lý do khiến email bị trả lại cứng (Hard Bounces)
1. Địa chỉ email không tồn tại
Email bị trả lại khi hệ thống không tìm thấy địa chỉ người nhận. Trong báo cáo lỗi, điều này thường được mô tả bằng các thông báo như:
-
“No inbox matches the name”
-
“The recipient you listed can’t be reached”
-
“There’s no such user”
Điều này có thể do sai sót khi nhập địa chỉ email hoặc tài khoản người nhận đã bị xóa.
2. Email bị chặn bởi bộ lọc spam
Nếu địa chỉ email hoặc IP gửi email của bạn nằm trong danh sách đen (blacklist), email sẽ không thể được gửi đi. Để kiểm tra và khắc phục, bạn cần liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ email hoặc quản trị viên hệ thống để yêu cầu loại bỏ khỏi danh sách đen.
3. Tệp đính kèm không phù hợp
Các nhà cung cấp dịch vụ email thường giới hạn dung lượng và định dạng tệp đính kèm. Nếu email chứa tệp quá lớn hoặc định dạng bị hạn chế, hệ thống có thể từ chối gửi đi.
4. Chính sách lọc thư nghiêm ngặt
Một số hệ thống email có quy tắc lọc thư nghiêm ngặt, chẳng hạn như tự động loại bỏ email chứa từ khóa nhạy cảm (ví dụ: “thẻ tín dụng”) hoặc có ký tự đặc biệt không thuộc bảng chữ cái La-tinh. Để tránh bị chặn, hãy kiểm tra kỹ nội dung email trước khi gửi.
5. Cấu hình máy chủ sai
Nếu máy chủ SMTP của bạn được thiết lập không đúng, email có thể không gửi được mà không có bất kỳ thông báo lỗi cụ thể nào. Nếu hệ thống quản lý email của bạn ghi nhận email bị trả lại nhưng không có báo cáo NDR (Non-Delivery Report), hãy kiểm tra lại cài đặt máy chủ gửi email.
Lý do khiến Email bị trả lại mềm (Soft Bounces)
Vì bạn có thể kiểm soát và hạn chế tình trạng email bị trả lại mềm, việc hiểu rõ nguyên nhân giúp cải thiện hiệu quả chiến dịch email marketing. Dưới đây là 5 lý do phổ biến dẫn đến hiện tượng này.
Hộp thư đến của người nhận đầy
Đây là một sự cố tạm thời. Khi hộp thư đến của người nhận đã đầy, họ không thể nhận thêm email mới. Bạn có thể thử gửi lại email sau một thời gian để xem tình trạng này có được khắc phục không.
Email bị đưa vào danh sách xám (Greylist)
Danh sách xám (greylist) là một bộ lọc spam đặc biệt, tạm thời chặn email trong một khoảng thời gian nhất định (thường dưới 900 giây). Sau khi hết thời gian này, máy chủ có thể chấp nhận lại yêu cầu gửi email.
Máy chủ người nhận quá tải
Khi có quá nhiều email được gửi đến cùng lúc, máy chủ của người nhận có thể bị quá tải, dẫn đến việc email của bạn không được tiếp nhận ngay lập tức. Đây là một lỗi tạm thời, bạn có thể thử gửi lại sau một thời gian.
Người nhận sử dụng chế độ trả lời tự động
Nếu người nhận bật chế độ trả lời tự động (như khi đang nghỉ phép), email có thể không được lưu vào hộp thư đến của họ. Tuy nhiên, sau khi chế độ này được tắt, bạn có thể thử gửi lại email mà không cần xóa địa chỉ đó khỏi danh sách liên hệ.
Điểm danh tiếng người gửi thấp
Nếu email của bạn liên tục bị trả lại mà không rơi vào các trường hợp trên, có thể nguyên nhân nằm ở điểm danh tiếng của bạn.
Các nhà cung cấp dịch vụ email (ISP) đánh giá danh tiếng người gửi dựa trên nhiều yếu tố. Nếu điểm danh tiếng của bạn được xếp hạng “Khá” hoặc “Tốt”, email sẽ có tỷ lệ gửi thành công cao hơn. Ngược lại, nếu điểm danh tiếng “Thấp”, email của bạn có thể bị từ chối ngay lập tức.
Cách khắc phục: Trước khi triển khai chiến dịch email lớn, hãy kiểm tra danh tiếng IP gửi email để đảm bảo tỷ lệ gửi thành công cao hơn.
Cách giảm tỷ lệ Email Bounces
Để giảm số lượng email bị trả lại (bounce), bạn có thể tham khảo những gợi ý sau:
Duy trì chất lượng danh sách người nhận email
Xác thực địa chỉ email trước khi thêm vào danh sách gửi để tránh lỗi email hỏng hoặc bị trả lại. Thường xuyên lọc danh sách email và loại bỏ những địa chỉ không hợp lệ.
Tỷ lệ bounce cao ảnh hưởng đến uy tín của người gửi. Danh sách email chất lượng giúp nâng cao hiệu quả gửi mail và chiến dịch marketing. Nếu tỷ lệ email bị trả về quá lớn, địa chỉ gửi của bạn có thể bị đánh dấu là spam.
Với phần mềm email marketing như AMIS aiMarketing, bạn có thể sử dụng tính năng bộ lọc email để xác thực danh sách, loại bỏ email không tồn tại, ít tương tác, đã đánh dấu spam hoặc hủy đăng ký. Điều này giúp marketer gửi email đến danh sách chất lượng và hạn chế tình trạng email bị trả về.
Không nên mua danh sách email
Bạn nghĩ rằng mua danh sách email sẽ giúp triển khai chiến dịch marketing hiệu quả? Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến các vấn đề sau:
-
Tiếp cận sai đối tượng, không quan tâm đến nội dung của bạn.
-
Nhiều địa chỉ email không còn hoạt động hoặc đã lỗi thời.
-
Tỷ lệ email bị trả lại cao, ảnh hưởng đến uy tín của bạn.
Thay vào đó, hãy xây dựng danh sách email chất lượng. Bạn có thể tham khảo các cách thu thập email khách hàng hiệu quả.
Kiểm tra kỹ nội dung trước khi gửi
Trước khi gửi email, hãy kiểm tra nội dung để đảm bảo không vi phạm chính sách của máy chủ. Nếu email có hình ảnh, hãy tối ưu kích thước để tránh tình trạng dung lượng email quá tải, gây lỗi khi gửi.
Sử dụng tính năng opt-in
Gửi email xác nhận khi người dùng đăng ký vào danh sách để đảm bảo:
-
Email hợp lệ và hoạt động.
-
Người nhận thực sự muốn nhận email từ bạn.
Giám sát việc gửi email
Khi gửi email marketing hàng loạt, cần theo dõi tỷ lệ bounce. Nếu giám sát thường xuyên, bạn có thể phát hiện lỗi và điều chỉnh kịp thời.
Phần mềm email marketing cung cấp báo cáo chi tiết về tỷ lệ bounce, lý do email bị trả về, danh sách email bị lỗi… giúp marketer đánh giá chất lượng chiến dịch và tối ưu hiệu quả.
Sử dụng phần mềm gửi email marketing chất lượng
Việc sử dụng phần mềm email marketing uy tín giúp giảm tỷ lệ email bị trả lại.
AMIS aiMarketing là công cụ hỗ trợ marketers từ thiết kế email, cá nhân hóa nội dung, lọc địa chỉ email chất lượng, đo lường hiệu quả chiến dịch đến cảnh báo tỷ lệ email hỏng.
Thiết kế email chuyên nghiệp, dễ dàng
AMIS aiMarketing cung cấp công cụ giúp marketer thiết kế email nhanh chóng, dễ dàng với các tính năng:
-
Thêm hình ảnh, nút kêu gọi hành động, chỉnh sửa bố cục.
-
Kho mẫu email với hơn 100+ template đa dạng cho nhiều ngành nghề, lĩnh vực.
Bộ lọc chất lượng email gửi đi
Có bộ lọc email giúp marketer xác thực danh sách gửi đi, loại bỏ email không tồn tại, ít tương tác, đã đánh dấu spam hoặc hủy đăng ký. Điều này giúp nâng cao tỷ lệ gửi thành công.
Gửi email cá nhân hóa đến từng khách hàng
Cho phép marketer cá nhân hóa email với thông tin như họ tên, giới tính, quốc gia… giúp tăng tỷ lệ vào Inbox, tạo ấn tượng với khách hàng và nâng cao hiệu quả chuyển đổi.
Theo dõi, thống kê hiệu quả chiến dịch Email Marketing
Công cụ Email Marketing của cung cấp hệ thống báo cáo chi tiết với các chỉ số:
-
Tỷ lệ gửi thành công, tỷ lệ mở email, tỷ lệ email bị trả lại.
-
Tỷ lệ truy cập link trong email.
-
Báo cáo theo thời gian thực giúp marketer đo lường và tối ưu chiến dịch nhanh chóng.
Kết luận
Bounce email là một vấn đề không thể tránh khỏi trong email marketing, nhưng việc hiểu rõ bounce email là gì, các loại bounce, nguyên nhân và giải pháp là chìa khóa để tối ưu hóa hiệu quả chiến dịch. Bằng cách kết hợp các phương pháp xây dựng danh sách email chất lượng, sử dụng công cụ hỗ trợ, tối ưu hóa nội dung email và cấu hình máy chủ, bạn có thể giảm thiểu tỷ lệ bounce và nâng cao hiệu quả của chiến dịch email marketing. Hãy nhớ rằng, việc liên tục theo dõi, phân tích và điều chỉnh chiến lược dựa trên dữ liệu là yếu tố quan trọng để thành công. Bằng cách chủ động giải quyết vấn đề bounce email, bạn sẽ xây dựng được một chiến dịch email marketing mạnh mẽ và hiệu quả.
